アナザーソリューション

ペーパーレス会議システム

意思決定の全工程のペーパーレス化

企業活動、行政活動やグループ活動において大事な意思決定は、会議というスタイルでなされています。IT化は、会議への参加をネットワークを介して、遠隔地からでも参加可能としていますが、ここでご紹介する会議に関わるソリューションは、あくまでフェース・ツー・フェースの会議を基本においた、完全ペーパーレス化に挑戦した意思決定システムです。

  • 会議用印刷資料の配布を全廃することはもとより、会議にかかわる開催前調整から会議実施ならびに会議後の処理ならびにアーカイブ処理といった会議運営ワークフロー全体を視野に入れたPC端末とスクリーンの併用によるソリューションです。
  • 会議構成員は、自らのPCを会議室に持参し、それを操作するか、予め設置されているディスプレー経由で、資料を閲覧しながら、意思決定に参画する。勿論、遠隔での会議参加も自らのPCにより可能とする。
  • 情報管理ポリシーは、それぞれの各会議ごとに定めたものに従う。
  • 文書管理システム、公文書管理といった別途進められている事務全体のIT化を展望したシステムとしての位置づけを目指すもの。
本システムの特徴
  • テレビ会議システムとは異なり設備投資、開発投資、ランニングコストを抑制したもの。
  • 会議にかかわる各プロセスを従来「紙」をベースに行ってきたものを全廃し、ペーパーレス化したもの。
    したがって、会議開催に必要な一連の事務や事務連絡、承認行為などもPCを介して行うもの。
  • 議長中心に進められる会議そのものをペーパーレスで行うにあたって、資料の説明、理解といった点の改善をはかったもの。
  • 紙と同じ感覚で資料への書き込みや付箋をつけられるUIとなっていること。
  • 会議に係わる一連のプロセスにおいて機密の確保という点からアクセス、閲覧といった制限を、システム的に統一されたもの。
    すなわち、システム全体がガバナンスの徹底を図ったもの。
  • いわゆるイントラネット内でASP型のサービスとし、適用する会議数、同時開催の会議数などの許容範囲を定めに従うもの。
  • クライアントPCは、Windowsに限らず汎用的なPCのいずれでも可とするもの。

本システム導入に伴う期待するメリットとして、「紙利用のゼロ化」「エコへの貢献」「事務のオンライン処理化」「会議の場での説明の効率化」「会議資料のアーカイブ化と検索の効率化」などに通じるものであることはいうまでもありません。

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